Quando si ha un obiettivo comune, bisogna lavorare insieme. Lo avevano capito già nella preistoria: le battute di caccia agli animali di grossa taglia si facevano in gruppo.

Con il termine workflow solitamente si indica l’insieme delle procedure che regolano lo svolgimento e l’avanzamento delle attività all’interno di un’organizzazione. Ma spesso nello strutturarlo manca una strategia precisa: ne risulta che, in caso di inefficienze, si perdono tempo e soldi.

Nella stragrande maggioranza delle aziende si lavora per task. Entrano quindi in gioco strumenti di task management ma non sono sufficienti. Proviamo a immaginare un workflow di Marketing che riguarda i contenuti:

• L’azienda necessita di foto per il proprio catalogo online
• L’agenzia prepara gli scatti e li invia con WeTransfer
• L’E-commerce Manager seleziona gli scatti e li manda via Gmail ai grafici interni
• I grafici lavorano sugli scatti con Photoshop/Indesign e li rimandano all’ECM
• L’ECM li revisiona e li carica sull’E-Commerce Platform

Cosa avete potuto notare? Nel workflow sono coinvolti diversi soggetti ma ricorrono a strumenti che non sono integrati. Questo implica la creazione di più copie dello stesso contenuto e vi è il rischio di confondere la versione più aggiornata con le precedenti.

L’azienda, infatti, non ha alcun controllo sul contenuto perché è frammentato sui vari sistemi e pc dei suoi dipendenti… quella che si pubblica è la versione giusta? E chi lo sa. Ripercorrere tutti gli step e verificarlo comporta rallentamenti non da poco.

La soluzione: il DAM Intelligente

Allora bisogna cambiare approccio: non mettere più al centro il task, bensì il contenuto. Questo è possibile solo con un DAM (Digital Asset Management), una piattaforma che accentra tutti gli asset aziendali.

Prendiamo come esempio THRON, che è un DAM Saas indicato da Forrester tra i 20 migliori al mondo. Con questo tool è possibile strutturare il workflow di Content Creation in cartelle, dove ognuna di esse sta per ogni fase del processo approvativo.

Dal livello di concept alla fase in cui si richiede l’approvazione del responsabile, fino alla pubblicazione sul canale di front end: con THRON si riesce a seguire il contenuto in tutte le fasi del suo ciclo di vita e, a differenza di un qualsiasi sistema di task management, lo si fa senza mai “uscire” dalla piattaforma.

Non serve scaricare i file, infatti, per mandarli al collega di turno per le modifiche o per approvazione e per distribuirli nei canali: è tutto sotto agli occhi di tutti (con gli specifici permessi, ovvio!) e, grazie a script e API di integrazione, si può automatizzare questo passaggio.

Collaborazione vera

È vero che mettere il contenuto al centro porta a utilizzare una Shareboard strutturata in cartelle condivisa per la sua approvazione, ma come conciliare le esigenze di figure professionali differenti? Qui entra in gioco, come accennato prima, un sistema di Identity Management che assegna specifici permessi di intervento e modifica.

Il dealer esterno ha bisogno di accedere solamente ai contenuti approvati, le agenzie chiamate in causa nella creazione di asset hanno bisogno di ricevere feedback sui contenuti proposti ma non spetta a loro approvarli visto che è il responsabile Marketing ad avere l’ultima parola. Ciascuno di loro ha esigenze precise, che la piattaforma riesce a soddisfare (leggi qui un’intervista sul tema)

La comunicazione tra i vari stakeholder aziendali si fa più fluida, velocizzando i tempi di interazione. A differenza dei DAM tradizionali, che richiedono una categorizzazione manuale con gran dispendio di energie, quello Intelligente, che incorpora motori AI, automatizza anche questa procedura.

Le risorse, appena caricate sul sistema, vengono classificate automaticamente da algoritmi di Machine Learning. Una soluzione come THRON perfeziona anche questo step: gli editor, taggando pochi contenuti, danno una “lezione” al motore semantico che apprende come taggare in modo da essere più vicino al linguaggio specifico del brand coinvolto.

E il primo beneficio misurabile è sicuramente un grandissimo risparmio di tempo!