Processi da ottimizzare, clienti da soddisfare, obiettivi di crescita e di contenimento dei costi da rispettare senza mai scordare regole e formazione: le pressioni a cui sono sottoposte le aziende e i lavoratori sono tante, quotidiane e interconnesse. Da quando la robotica è entrata a far parte delle nostre vite con modi e strumenti che talvolta facciamo ancora fatica a mettere a fuoco, l’osservazione di questi fattori ha spinto sviluppatori, startup e società ad immaginare le possibili soluzioni per poter gestire, cambiare e adeguare processi con diversi gradi di complessità.

Si chiama Robotic Process Automation (RPA) e possiamo dire senza dubbio che cambierà il modo di lavorare nei prossimi anni, se anche solo consideriamo che il 70% degli adolescenti di oggi farà lavori che al momento non esistono. Non è però l’unica certezza: l’altra è che le macchine non sostituiranno l’uomo, per almeno due motivi. Prima di tutto perchè esistono opere d’ingegno che non possono fare a meno della mano o della mente umane, assolutamente insostituibili proprio perchè imperfette, empatiche e creative, e poi perchè i robot, che sono strumenti programmabili, facilitano e faciliteranno il lavoro gestendo ciò che è ripetitivo, frustrante e richiede un grande dispendio di tempo, che potremmo utilizzare per fare altro.

Il risparmio di tempo e di energia è uno dei punti chiave del webinar “Future is here” progettato da Modis, società di consulenza tecnologica del gruppo Adecco, in collaborazione con UiPath e dedicato in particolare alla RPA applicata al mondo delle risorse umane. Tra le sfide di ogni direzione HR aziendale c’è la costruzione di quella che in gergo si chiama “people strategy” e include valutazioni attorno a competenze, professionalità e skill digitali. Una ricerca del Politecnico di Milano mostra che nel 45% dei casi l’urgenza più pressante è quella di cambiare i modelli organizzativi, seguita dallo sviluppo di cultura e competenze digitali e dall’attrazione dei talenti. L’HR è contemporaneamente il settore di possibile applicazione della RPA ma anche quello che meglio può osservare i benefici a cascata che l’RPA può portare, assicurando maggiore produttività, più affidabilità e governance semplificate, positive per tutti i dipendenti.

I benefici principali dell’automatizzazione e l’uso dei bot

È qui che entra in gioco l’RPA, come spiega Fabio Lonardoni, Advanced Business Manager di Modis Consulting: “RPA è una tecnologia che tramite dei bot è in grado di automatizzare attività meccaniche e ripetitive, raccogliendo dati, registrando ed analizzando informazioni, comunicando con gli utenti il tutto interagendo con gli applicativi presenti all’interno del proprio ecosistema. Questa tecnologia può aiutare il dipartimento delle risorse umane ad orientarsi verso attività a più alto valore aggiunto come lo sviluppo del company culture, il rapporto umano e la crescita dei talenti in azienda, lasciando ai robot le attività a più basso valore aggiunto”. Per comprendere il tipo di impatto che ogni intervento di RPA ha nei diversi use case  di area HR, Modis ha prodotto una heat map di immediata comprensione. Sono 4 i benefici principali da considerare: la riduzione degli errori e un conseguente aumento della qualità, il minore sforzo umano, attività più veloci e la possibilità di dirottare le conoscenze e le competenze dei dipendenti ad attività di maggiore valore aggiunto.

Tra gli esempi ci sono tre bot che svolgono determinate attività di routine come potrebbe fare un nostro collega di lavoro. Sul fronte onboarding, ad esempio, uno dei bot è in grado di ricevere numerosi programmi di assunzione candidati da eseguire all’interno della piattaforma HR in un tempo limitato e con la necessità di massima precisione del dato. Esegue la review dei documenti dei candidati, compila ed elabora nuovi moduli di assunzione, crea l’anagrafica all’interno di sistemi HR ed esegue l’ordine dei benefit. Oltre il 60% dei campi nei sistemi è popolato dal bot, che gestisce i dati con un’accuratezza del 100%.

UiPath: se una cosa può essere automatizzata, lo sarà

Ma quante e quali mansioni possono essere affidate ad un robot? Come si individuano i campi “critici” ma anche “strategici” da affidare ad un bot, e come si guida e il percorso di adozione di questi strumenti all’interno di processi di lavoro “dove si è sempre fatto a mano, senza bisogno delle macchine”?
Ha risposto Aldo Maria Camillo Caiani, Country Manager Italy, Greece, Malta & Cyprus di UiPath, società di software globale specializzata nello sviluppo di piattaforme per l’automazione.

“Un robot può occuparsi dei log in per le applicazioni, di trasferimento file e cartelle, di lettura e scrittura di database, di recuperare dati dal web, eseguire calcoli, aprire mail e allegati, connettersi al sistema API, estrarre contenuti da documenti: può fare molte cose, ma prima di decidere di immettere in un processo un robot bisogna avere consapevolezza del suo potenziale e del fatto che ogni fase del processo è strettamente collegata alle altre, in un flusso di scambio costante. L’ambito HR è solo uno dei tanti, perchè si va dai processi di pagamento alla gestione delle fatture e degli ordini,  al settore IT fino al customer service. Se una cosa può essere automatizzata, lo sarà. Basta procedere per gradi e avere chiaro quali operazioni rubano tempo prezioso e quali devono essere solo migliorate dal punto di vista umano”.

In 5 step, Uipath suggerisce il percorso da seguire:
1. Identifica il processo aziendale più adatto per la tua organizzazione
2.Ottieni assistenza dal tuo business partner per definire il workflow del processo
3. Definisci i KPI e le Metriche  che vuoi raggiungere
4.Concorda le soluzioni alle specifiche esigenze e le relative tempistiche di implementazione
5.Applica il modello e beneficia dei risultati