Requisiti di ammissibilità e documenti conservati ordinatamente: queste sono le premesse necessarie per ottenere un contributo diretto a fondo perduto o un finanziamento da un bando pubblico. Qualcuno potrà obiettare che la gestione della documentazione è soggettiva, ognuno lavora secondo il proprio metodo, quel che conta è farsi trovare pronti al momento della condivisione dei materiali. In realtà servono metodo e precisione, perché per ottenere i rimborsi delle spese sono necessari diversi passaggi, non banali; non si può prescindere da un’ordinata classificazione dei materiali e dalla conoscenza delle procedure. L’erogazione di un finanziamento e il relativo rimborso delle spese ammissibili sono procedure serie, che non consentono deroghe o approssimazioni.

Ad esempio, sapete che quando parliamo di un’agevolazione pubblica, soprattutto quelle in forma di contributo diretto, non significa purtroppo ricevere subito l’intero importo concesso, tantomeno riceverlo senza condizioni? Nella maggioranza dei casi, il contributo viene erogato solo a rimborso delle spese sostenute, quindi l’impresa deve anticipare i costi del progetto. E le spese ammissibili alle richieste di rimborso sono solo quelle strettamente connesse e funzionali (cioè inerenti) allo svolgimento del progetto finanziato, e che quindi concorrono al raggiungimento dei suoi obiettivi.

Vediamo in dettaglio cosa è necessario per un piano di spesa approvato al momento dell’ammissione al contributo.

La rendicontazione

Prima regola: non buttate nulla, ma conservate tutta la documentazione che riguarda l’attività svolta, per la quale avete fatto richiesta del finanziamento. Tutti questi materiali, infatti, andranno raccolti e presentati tramite la procedura di rendicontazione, per chiedere il riconoscimento delle spese sostenute nell’ambito delle iniziative finanziate. È bene sapere che se le spese effettuate rendicontate non saranno ritenute congrue rispetto al piano approvato dall’ente che eroga il contributo, il rimborso non verrà concesso.

Non aspettare la fine del progetto per sapere quali documenti sono necessari, studiate in anticipo gli standard di ammissibilità delle spese, per evitare di trovarvi in situazioni difficili da rimediare.

Il periodo di eleggibilità

Per essere ammesse a rimborso, i bandi definiscono i periodi di eleggibilità delle spese riferite a beni e/o servizi acquistati. Una spesa è ammissibile se è stata sostenuta e la relativa attività realizzata, nell’intervallo compreso tra i limiti temporali previsti dal bando: da una parte la data di avvio indicata nel bando o comunicata con la concessione del contributo, e dall’altra la chiusura prevista del progetto (comunque entro la data stabilita da eventuali proroghe).

Come registrare le spese sostenute

Anche la registrazione delle spese non è arbitraria e lasciata alla libera interpretazione di ognuno. Il princìpio della competenza finanziaria prevede che gli importi corrispondenti a delle spese, possano essere registrati nelle scritture contabili, solo quando queste spese sono state effettivamente sostenute.

Non bastano gli impegni presi a parole, o generiche email di accordi, ma i pagamenti devono già essere stati eseguiti, con un’effettiva uscita monetaria o bancaria.

Cosa fare se alcune attività subiscono dei ritardi e si arriva a ridosso della scadenza del progetto, rischiando di pagare le fatture negli ultimi giorni disponibili? Bisogna prestare la massima attenzione alle date. Ad esempio: per un progetto che ha data di chiusura domenica 05/01/2020 viene effettuato un bonifico venerdì 03/01/2020. A meno che non si utilizzi un bonifico istantaneo, la spesa viene addebitata nel c/c martedì 07/01/2020 (contando solo i giorni lavorativi, perché il 6 gennaio è festivo!): in questo caso la spesa non risulta ammissibile.

Tracciare tutti i pagamenti, vietati i contati

Se non tracciate i pagamenti, non otterrete il finanziamento: tutto deve risultare chiaramente attestato sui documenti, e deve essere facilmente individuabile il soggetto che paga (impresa beneficiaria) e quello che riceve il pagamento (fornitore).

I pagamenti in contanti non rispettano questi criteri, quindi non sono ammessi; si deve usare il bonifico bancario come mezzo di pagamento principale. Spesso è inoltre richiesto l’utilizzo di un conto corrente dedicato, da usare per tutti i costi relativi allo svolgimento del progetto finanziato.

Prove documentate delle spese

Servono le prove, a conferma di quanto sia rigorosa e seria l’erogazione di un finanziamento pubblico. Affinché possa essere chiesto il rimborso delle spese sostenute è necessario provare che l’importo sia stato pagato per le effettive fatture rendicontate. Come? Presentando una copia dell’estratto conto corrente dal quale possano essere desunti anche tutti gli elementi che consentano di verificare l’ammissibilità della spesa (data, beneficiario, numero e data della fattura saldata, etc…).

Inoltre, servono le copie dei mandati di pagamento eseguiti o altra documentazione prodotta dall’istituto bancario, come la quietanza apposta direttamente sul mandato di pagamento, ricevute bancarie o contabili bancarie, attestanti il trasferimento finanziario.

I conflitti di interesse

Anche in materia di finanza agevolata, ovviamente, bisogna evitare situazioni di potenziale conflitto di interesse, tecnicamente definito come principio del divieto di cointeressenza. Per cointeressenza si intende una situazione di compartecipazione all’interesse o utile di un affare o di un’azienda.

Secondo questo criterio non sono rimborsabili le spese, di qualsiasi natura, effettuate dall’impresa beneficiaria a vantaggio di soggetti che vi rivestono cariche sociali o che, più in generale, partecipino in qualche modo agli utili o agli interessi della società.

Questo vuol dire che non è possibile ammettere a rendiconto spese per acquisto di beni/servizi nei confronti di soci e amministratori, e neanche verso parenti e affini degli stessi. Lo stesso divieto opera nel caso il socio in questione sia una persona giuridica.

Per tutti gli approfondimenti sui requisiti di ammissibilità delle spese e tutte le procedure necessarie, leggi questo articolo sul blog di bandzai.it

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