Ai tempi di Microsoft Bill Gates lavorava con tre enormi schermi che contenevano un solo desktop. Steve Jobs, invece, aveva una grande scrivania in legno e una finestra, a sinistra, da cui arrivava la luce naturale. Mark Zuckeberg un tavolo condiviso e tante piante da appartamento intorno. Ogni imprenditore – e ogni creativo – ha il proprio spazio di lavoro organizzato per creare un ambiente confortevole e, soprattutto, produttivo. Se il luogo dove lavorate ancora non vi sembra perfetto, ma non capite cosa manca, ecco 8 consigli per migliorarlo e renderlo il posto ideale per la vostra produttività.

1. Luce. 

La foto dell’ufficio di Steve Jobs racconta già molto. Luce naturale, la scrivania vicino alla finestra. Cercate di lavorare il più possibile in un ambiente illuminato dalla luce del sole. Aprite le tende, alzate le veneziane, aprite le porte delle sale comuni se impediscono alla luce di circolare. Se la luce naturale è scarsa nel vostro ufficio allora assicuratevi che sia bene illuminato, con le luci nei posti giusti e senza lampade fluorescenti. Un’illuminazione scarsa o sbagliata affatica gli occhi e, alla lunga, provoca mal di testa. Tutti aspetti che abbassano notevolmente la produttività. Se potete fate qualche pausa all’aria aperta. Vi farà sentire meglio.

2. Zona relax. 

Riservate uno spazio per le pause informali, dove prendere un caffè, mangiare qualcosa, chiacchierare senza dover disturbare chi sta lavorando. Un tavolo, magari al centro di un open space, dove sedersi e rilassarsi di fronte a un caffè. O anche solo dei cuscini messi a terra, per dire che si può sedersi sul pavimento con il proprio portatile e prendersi una pausa dalla scrivania.

3. Tavolo e sedia. 

Se vi accorgete di non riuscire a concentrarvi perché vi muovete troppo sulla sedia, avete bisogno di allungare la schiena costantemente, non state comodi, allora va cambiato qualcosa. Buona parte delle professioni oggi comporta di stare seduti per la maggior parte della giornata e avere una postazione adatta alla vostra conformazione diventa fondamentale. Ci sono alcune regole da tenere in considerazione: gli occhi devono essere distanti 60-90 cm dallo schermo del computer e all’altezza dell’estremo superiore dello schermo; i piedi devono essere rilassati; lo schienale della sedia dovrebbe essere reclinabile perché aiuta a ridurre la pressione alla spina dorsale. Se lavorate in ufficio e non avete la possibilità di cambiare sedia, rendetela più comoda con dei cuscini. Procuratevi qualcosa per alzare lo schermo del computer e valutate anche l’altezza del tavolo e la posizione dei polsi. Fate in modo che la postazione dove lavorate sia il più confortevole possibile.

4. Temperatura.

Tutti lavoriamo meglio quando il clima in cui ci troviamo è confortevole. Il problema è che, quando si parla di temperature, il comfort varia da persona a persona. Eppure, una ricerca pubblicata sul mensile Men’s Health ha stabilito che la temperatura giusta per avere una buona produttività al lavoro è tra i 21 e 25 gradi. Non solo, sembra che temperature troppo fredde in ufficio siano causa di rallentamenti nel lavoro pomeridiano ed errori. Nel 2004 la Cornell University aveva rilevato che alzando la temperatura fino a 25 gradi gli errori di battitura diminuivano del 44%.

5. Rumore.

Negli open space e negli “ambienti collaborativi” come sono la maggior parte degli uffici oggi, i rumori possono essere una fonte di stress e distrazione costante. Le cuffie anti-rumore possono essere una soluzione, ma non sempre ascoltare musica mentre si lavora aiuta la concentrazione. Diversi studi hanno dimostrato come la musica non sia adatta per i compiti che richiedono molta concentrazione, mentre aumenta la produttività quando si svolgono attività di routine o piuttosto meccaniche. Una soluzione per ridurre lo stress da rumori in ufficio è creare degli spazi tranquilli dove rifugiarsi quando si ha bisogno di concentrarsi molto o dare la possibilità di lavorare da casa.

6. Ordine.

Mantenere la postazione pulita e, in linea di massima, ordinata favorisce la creatività e la concentrazione. Dedicate 10 minuti la mattina o la sera per assicurarvi che ciò che non serve sia cestinato o archiviato, che la vostra scrivania sia sgombra da cose che potrebbero distrarvi inutilmente. Se lavorate da casa l’intero ambiente può trasformarsi in una fonte di distrazione. Stabilite un giorno e un orario per pulire casa. Buttate la spazzatura e, anche qui, dedicate almeno 10 minuti al giorno per riordinare il posto dove lavorate.

7. Natura.

Mantenere il contatto con la natura è importante per l’umore. Se non ci sono finestre vicino alla vostra postazione ricorrete alle fotografie del mondo esterno. Dallo screensaver allo sfondo del computer, alle fotografie da appendere vicino alla scrivania. Fate una passeggiata in pausa pranzo o quando finite di lavorare a un compito stressante. Bastano pochi minuti all’aria aperta per rigenerarsi. E non dimenticate le piante. Tenere qualche vasetto vicino alla scrivania o decorare l’ufficio con delle piante da interni è un’ottima idea – purché vi ricordiate di annaffiarle.

8. L’angolo motivazionale.

Usate una parte vuota della parete o una lavagnetta per creare un angolo dove ricordarvi perché fate il vostro lavoro. Un paio di citazioni per dare la carica, qualche foto dei progetti più interessanti a cui avete lavorato, delle cartoline per dire “grazie”, dei post-it dedicati ai colleghi che il giorno prima vi hanno dato una mano. Serviranno per aumentare la motivazione e l’impegno nei momenti di stanchezza. «Le persone lavorano meglio quando si sentono bene con se stesse» scrive Henry Stewart nel suo Manifesto della felicità. E questo vale anche nell’ambiente di lavoro.