Dimenticate i vecchi open space: ecco quali sono le regole per riadattare uffici e spazi di lavoro per un rientro in sicurezza
“L’ufficio del prossimo futuro sarà un physical-smart office”. Lo dicono gli esperti di Design to Users (D2U), società di architettura specializzata nella progettazione di luoghi di lavoro e nell’implementazione di progetti di smartworking per le aziende.
Cosa significa? Basta open space vecchio stampo e largo a piccoli uffici (sempre igienizzati), più comunicazioni virtuali e smartworking. Solo così potremo tornare a lavorare in sicurezza dopo l’emergenza Coronavirus.
I nuovi “Physical Smart Office”
“Lo spazio di lavoro dovrà essere studiato seguendo le direttive di distanziamento sociale imposte dall’emergenza – spiega Corrado Caruso, fondatore e partner di D2U – dall’uso di mascherine alla sanificazione, fino al potenziamento tecnologico degli strumenti dedicati alla collaborazione da remoto, per trasformare la community reale degli uffici anche in una community virtuale”.
Ma, come fa notare lo stesso Caruso, per riorganizzare gli spazi servirà un cambiamento della cultura aziendale, che dovrà basarsi su tre pilastri fondamentali: flessibilità e competenze digitali, lavoro per obiettivi e fiducia nei confronti di dipendenti e collaboratori.
Ecco dunque le cinque regole fondamentali per riadattare uffici e spazi di lavoro durante la Fase 2.
1. Riqualificare gli spazi. Gli spazi aziendali dovranno essere ripianificati e adattati secondo le norme di distanziamento sociale e la densità di persone per locale. La prima vera indicazione dunque riguarda l’introduzione di regole ben precise all’interno degli uffici, che andranno rispettate scrupolosamente. A tal proposito, bisognerà prevedere una formazione ad hoc per i dipendenti e garantire sempre sicurezza e salubrità dell’ufficio.
2. Ripensare gli open space. Il concetto di privacy dovrà essere rivisto. Sarà necessario, infatti, bilanciare la necessità di privacy e distanziamento, con l’importanza della socializzazione e del confronto tra colleghi.
Per questo gli spazi di lavoro attuali andranno ridisegnati: l’open space, che garantiva la migliore ottimizzazione d’uso dello spazio, dovrà essere abbandonato per adottare un concetto differente. Ovvero, “un open space rimodulabile – si legge – a seconda delle persone presenti e delle normative sulle distanze”. Anche gli arredi dovranno subire un’evoluzione in chiave di protezione individuale, senza per questo tornare ai cubicles americani anni Sessanta.
3. Costruire community reale-virtuale. Reale e virtuale dovranno necessariamente fondersi. Bisognerà considerare che non saranno mai presenti tutti i dipendenti contemporaneamente: per questo sarà importante creare momenti costanti di dialogo tra chi sarà fisicamente in ufficio e chi lavorerà da remoto. Maggior spazio dunque a video e teleconference rooms, che diventeranno strumenti e spazi indispensabili per mantenere coesione nei team di lavoro e favorire la comunicazione tra colleghi e con interlocutori esterni.
4. Trasformare gli spazi comuni. Anche gli spazi aziendali comuni dovranno essere riadattati per rispondere alle norme di distanziamento sociale. Le mense, ad esempio, potranno diventare delle “smart canteen”, ossia luoghi modulari dove, finiti i pasti, i tavoli potranno essere riorganizzati come postazioni di lavoro. Questo permetterà di “garantire il distanziamento quando ci saranno troppe persone presenti negli uffici tradizionali”, spiegano gli esperti di D2U.
Gli auditorium potrebbero diventare multisale di dimensioni variabili, a seconda delle esigenze. Le sale riunioni dovranno saper unire presenza fisica e community virtuale e dovranno esserci sempre più “huddle rooms”. “Sono piccole stanze – spiegano – separate dal resto del team aziendale, attrezzate per ospitare meeting veloci, videoconferenze e brainstorming virtuali, che dovranno essere sanificate in modo semplice ed efficace dopo ogni utilizzo”.
5. Adattare gli spazi comuni condominiali. Lo smartworking sarà fondamentale. Per questo bisognerà ridisegnare anche gli spazi nei complessi residenziali in un’ottica “smart”. Palestre, sale giochi per bambini e altre sale condominiali potranno essere adattate per ospitare postazioni per lo smartworking, consentendo così di lavorare a distanza a chi in casa non ha spazio e ha la necessità di conciliare lavoro e famiglia.
