Quali sfide attendono la società di domani? Quali sono i rischi e quali le possibilità offerte dallo sviluppo tecnologico? Per la rubrica “Futuro da sfogliare” un estratto del libro Negoziare con successo di Leonardo Caporarello, edito da Egea.
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Quanto spesso negoziamo? Secondo Forbes, negoziamo ogni giorno, in situazioni in cui i nostri interessi (almeno in parte) divergono da quelli di un’altra persona o da quelli di un’azienda, sia in un contesto in cui stiamo cercando un accordo con la famiglia, con la compagnia assicurativa, con il gruppo di lavoro… quando hanno un’idea diversa dalla nostra.
Che si tratti di una famiglia che decide quale programma guardare la sera in televisione o che sceglie una destinazione per le prossime vacanze, di un acquirente che contratta sul prezzo della verdura al mercato o di uno che deve comprare casa assicurandosi un mutuo bancario alle migliori condizioni, la negoziazione è una parte comune della vita di tutti i giorni che si verifica nelle situazioni più diverse. Questo vale anche nella vita professionale. Quando vi viene offerta una nuova posizione potete negoziare i vostri obiettivi e gli indicatori di performance, le risorse necessarie per raggiungere tali obiettivi nonché lo stipendio. Nel lavoro quotidiano, decidere come distribuire i compiti all’interno di un team o se necessario modificare le scadenze di un progetto, sono anch’esse negoziazioni molto frequenti.
In definitiva, la negoziazione è un fenomeno che fa parte integrante della nostra vita quotidiana, personale e professionale.
Le percezioni errate più comuni sulla negoziazione
Spesso crediamo di non essere coinvolti in una negoziazione a causa di alcune percezioni errate, cioè di incomprensioni o di fondamentali errori di valutazione. Basandoci sulla letteratura in materia, ecco alcune percezioni errate molto comuni che influenzano la nostra idea di negoziazione.
• C’è un vincitore e c’è un perdente, e nessuno vuole perdere. La negoziazione spesso viene percepita in termini di win-lose, con il presupposto che se una parte sta vincendo, l’altra sta perdendo. Tuttavia, ciò è ben lontano dalla vera natura della negoziazione, il cui obiettivo dovrebbe essere quello di promuovere relazioni di lungo termine e una potenziale cooperazione. Se c’è un perdente, questa persona sarà meno propensa a costruire una relazione nel lungo termine. Inoltre, l’essenza della negoziazione è trovare una risposta che soddisfi tutte le parti, per cui le soluzioni creative costituiscono una componente determinante.
• Il compromesso è una falsa promessa. In questo caso l’idea errata è che per giungere a un accordo qualcuno deve sacrificare qualcosa di fondamentale. Ciò conduce al compromesso, che spesso lascia le parti coinvolte nella negoziazione in qualche modo insoddisfatte. Questo approccio può essere rischioso, in quanto l’insoddisfazione non risolta può portare a un conflitto e quindi a ulteriori negoziazioni o, nel peggiore dei casi, a una soluzione decisamente sfavorevole per una o più parti.
• La negoziazione comporta sempre una manipolazione. La negoziazione dovrebbe escludere la manipolazione e concentrarsi invece sulla ricerca di soluzioni reciprocamente soddisfacenti attraverso la creatività, la cooperazione e la risoluzione collaborativa dei problemi. Sentirsi manipolati lascia nelle persone un senso di disagio e di sfiducia, crea un clima negativo e porta al fallimento della negoziazione o allo scioglimento della partnership, temporaneamente o addirittura in modo permanente.
• La negoziazione è per i deboli. Quando si parla di negoziazione, spesso si fa riferimento a posizioni forti e deboli. Una posizione forte è caratterizzata da argomenti convincenti, risorse considerevoli nonché dal potere di condizionare le decisioni. Al contrario, una posizione debole è definita dalla mancanza di argomenti persuasivi, da una gamma limitata di opzioni e da poche o nessuna risorsa. In realtà, si pensa che se si è in una posizione forte, non c’è bisogno di negoziare. Questa è una convinzione estremamente sbagliata, come dimostrano molti esempi tratti dalla storia, dalla politica e dal business. In generale, avere una posizione forte non significa che negoziare sia inutile, infatti può essere comunque vantaggioso perché contribuisce a formare una coalizione di persone che la pensano allo stesso modo, a creare un clima di fiducia e a ottenere un ampio supporto.
• Negoziare per raggiungere obiettivi di breve termine va a discapito delle relazioni a lungo termine. Si tratta di una percezione errata perché preservare la relazione a lungo termine è un obiettivo cruciale. Contribuisce ad aprire la strada a nuove iniziative, a rafforzare i progetti in corso, a costruire le basi per stabilire una collaborazione a lungo termine e ad esplorare nuove opportunità.
• Sopravvalutare la forza dell’altra parte. Questa valutazione errata può essere motivata da vari fattori, come le dimensioni dell’organizzazione, lo status del suo brand, la sua reputazione di essere una negoziatrice difficile. Ma queste percezioni sono spesso più soggettive ed emotive che fondate sulla realtà. Le dimensioni di un’organizzazione non determinano necessariamente l’esito delle negoziazioni su una determinata questione. In queste situazioni, è fondamentale valutare accuratamente le informazioni sull’altra parte, riconoscere i propri punti di forza e non lasciarsi intimidire da fattori come quelli sopra menzionati, es. reputazione dell’organizzazione o dell’altra parte negoziale.
• L’eccesso di fiducia è l’esatto contrario del precedente. In questo caso, una parte sopravvaluta le proprie risorse, le proprie capacità negoziali e la forza delle proprie argomentazioni. Questo può creare l’illusione che sia sufficiente una semplice preparazione per la negoziazione. Inoltre, l’eccesso di fiducia può incoraggiare una parte ad essere addirittura aggressiva e avida. Ciò può portare a conseguenze negative, fino alla interruzione della negoziazione o, probabilmente peggio, al raggiungimento di un accordo che poi si rivelerà svantaggioso.
• L’arte della negoziazione non si può imparare. Molte persone credono che la capacità di negoziare con successo sia un dono e non una competenza che si può imparare. È il contrario: è una competenza che si può acquisire, sviluppare e migliorare.
In generale, la comprensione e il riconoscimento delle principali percezioni errate sopra descritte possono aumentare notevolmente le possibilità di successo delle nostre negoziazioni.
Principi chiave di una negoziazione di successo
Da quanto abbiamo visto finora, imparare a negoziare in maniera efficace richiede notevole impegno e formazione. Innanzitutto, è necessario conoscere bene alcuni principi fondamentali della negoziazione. Di seguito, sulla base di un’ampia rassegna della letteratura, sono riportati sette principi adottati dagli esperti di negoziazione.
Il successo di una negoziazione dipende da una preparazione accurata. Per preparazione si intende sia la pianificazione del processo di negoziazione, sia la conoscenza approfondita delle altre parti presenti al tavolo negoziale. Essere ben preparati significa avere un obiettivo chiaro, individuare una strategia per realizzarlo, anticipare eventuali obiezioni e pianificare come gestirle. La preparazione comprende anche la raccolta di informazioni e l’analisi dei dati relativi a tutte le parti. Tuttavia, quando le informazioni sono limitate, si possono applicare approcci alternativi, come quelli basati sulla modellazione e la previsione. Inoltre, una buona preparazione aumenta la fiducia in sé stessi e conduce a risultati vantaggiosi.
Un principio fondamentale è la soluzione creativa dei problemi. La sfida della negoziazione è il tentativo di conciliare interessi che non sono allineati e che possono essere addirittura in conflitto. Tenendo conto di ciò, è fondamentale costruire relazioni a lungo termine, instaurare rapporti di fiducia tra le parti e creare le basi per un’ulteriore collaborazione. Per farlo, la creatività si rivela un’abilità preziosa per i negoziatori. Un approccio creativo al processo decisionale offre l’opportunità di condividere i valori invece di alimentare il conflitto. Nel complesso, la creatività porta la relazione a un livello superiore e facilita il raggiungimento dell’obiettivo negoziale.
Essere pronti ad abbandonare è un altro principio dei negoziatori esperti. In alcune situazioni è meglio interrompere la negoziazione piuttosto che accettare condizioni di cui non si è soddisfatti. Questo non significa essere irremovibili, ma che è necessario mantenere l’equilibrio e decidere in anticipo quando è meglio lasciar perdere.
Gestire la dimensione emotiva è un altro principio cardine. Le emozioni possono sia aiutare che ostacolare il successo delle negoziazioni. Dunque, è importante controllare questo aspetto dei processi negoziali poiché trascurarlo può rappresentare un grave errore. Oggi si presta sempre più attenzione all’intelligenza emotiva e, come dimostrano gli studi, è effettivamente una priorità per il management.
Un altro principio basilare della negoziazione è la comunicazione chiara ed efficace. È fondamentale esporre le proprie argomentazioni in modo chiaro per assicurarsi che l’altra parte vi capisca. Tuttavia, questo principio apparentemente scontato viene di frequente trascurato. Le parti coinvolte spesso non comunicano in maniera trasparente le informazioni necessarie, le argomentazioni non vengono esposte in modo efficace e le spiegazioni possono essere carenti o imprecise. Inoltre, la comunicazione comprende una componente non verbale. È quindi essenziale assicurarsi, per esempio, che i vostri gesti e le vostre espressioni facciali siano in linea con gli obiettivi della negoziazione e trasmettano il giusto segnale all’altra parte.
Gli esperti di negoziazione sanno quanto sia importante scoprire le aree nascoste della negoziazione. Le ricerche dimostrano che molti fattori influenzano la negoziazione, tra cui il genere, l’età, lo stato emotivo, le esperienze precedenti, nonché le differenze culturali, le abitudini e le tradizioni. La negoziazione internazionale, per esempio, è un ambito a sé stante che richiede una formazione specifica.
Oggi bisogna inoltre essere preparati a negoziare sia in spazi fisici sia in contesti digitali.
