Contabilità in cloud: perché è una buona idea

Oggi sono sempre di più le nuove imprese, le startup, ma non solo, che adottano strutture orizzontali con molti soggetti coinvolti nel processo produttivo. Dalle attività di pre-sales a quelle di assistenza cliente nel post-vendita, è importante che al flusso possano accedere le figure che afferiscono al finance, alla parte operativa, naturalmente i vertici aziendali (CEO e altri C-level) e qualunque altro soggetto coinvolto a vario titolo nella gestione di un progetto. Inoltre non sempre questo tipo di attività viene svolto “in sede”: la flessibilità del lavoro spinge sempre di più verso un approccio smart in cui i compiti possono essere svolti da casa, in viaggio o persino direttamente dagli uffici del cliente. 

Un approccio di questo tipo richiede un cambio di impostazione per il “caro vecchio” gestionale. Le installazioni on-premise sul serverino aziendale risentono dei limiti legati alla obsolescenza sempre più accelerata, oltre alla impossibilità pratica di garantire quell’accesso distribuito e delocalizzato di cui abbiamo appena parlato. La soluzione è, ovviamente, il passaggio al cloud. I vantaggi sono diversi, come i costi fissi, l’eliminazione del problema degli aggiornamenti hardware e software, ma soprattutto la possibilità di utilizzare qualsiasi dispositivo (PC, smartphone o tablet) per accedere ai dati da ovunque ci si trovi. 

Il caso MazzMedia 

Una digital media agency è un ottimo esempio di quanto stiamo raccontando. Sempre più spesso i clienti di questo tipo di impresa richiedono un mix di servizi tradizionali e digitali, con lo sviluppo di progetti che spaziano dalla produzione di siti Web alle campagne di marketing tradizionale, fino alla creazione di strategie di gestione dei social media o il design di prodotti fisici e virtuali. Ciascuna di queste attività prevede un processo di sviluppo differente che coinvolge diverse parti del team. Riuscire a tenere sotto controllo tutti questi elementi dell’equazione può rivelarsi una sfida. 

MazzMedia, impresa costituita da 20 professionisti con base a Milano ma con attività che spaziano in 11 nazioni, si è trovata ad affrontare esattamente questo tipo di situazione. Un direttore finanziario in sede, centri di costo che operano con logiche differenti in base al tipo di attività svolta, un socio fondatore che svolge anche il ruolo di amministratore delegato che ha la necessità di seguire contemporaneamente il lato operativo ed economico dell’intera azienda. 

La scelta di MazzMedia è caduta su Reviso: Fracesco Fiori, il CEO, può tenere d’occhio costi,  fatturato (e l’intera contabilità) anche quando non è in sede, mentre il CFO segue i processi di fatturazione elettronica di tutti i progetti. Il passaggio dal vecchio gestionale al nuovo è stato semplificato dall’interfaccia via Web: in pochi giorni la contabilità è stata spostata sulla nuova piattaforma, attraverso cui è stato possibile anche attivare un modulo apposito per gestire i progetti e valutarne l’impatto in termini contabili.  

“L’introduzione di Reviso ha anche significativamente migliorato i processi con il nostro commercialista” spiega Fiori: un esempio di come i dati più significativi possano essere condivisi, quando lo si ritiene necessario, anche al di fuori del perimetro aziendale. In caso contrario restano custoditi al sicuro nel cloud, a cui è sempre possibile accedere anche attraverso interfacce semplificate e dashboard personalizzate sullo schermo di uno smartphone. 

Non solo contabilità 

Quando TeamSystem ha disegnato Reviso ha pensato a una sorta di cassetta degli attrezzi per le PMI: oltre ai moduli già citati il cloud ne prevede altri per la gestione del magazzino e degli ordini, per la documentazione, per l’analisi dei progetti anche in termini di redditività. L’approccio modulare garantisce al cliente la possibilità di attivare solo i servizi di cui ha bisogno: fermo restando la disponibilità di Reviso ovunque ci sia un browser, così come nelle app native disponibili per le piattaforme mobile iOS e Android.