Un imprenditore che voglia realmente progettare e gestire la propria impresa deve necessariamente dotarsi di un set informativo che si compone di strumenti differenti e che andiamo ad analizzare di seguito.
Per la nascita di una impresa e preliminarmente alla nascita stessa è necessario definirne il progetto di impresa, progetto che deve poi essere aggiornato in tutti i casi nei quali vi è una rivisitazione del modello d’impresa.
Il business plan (BP) è lo strumento nel quale il progetto viene poi formalizzato ed è necessario all’imprenditore a comprendere se il modello di impresa concepito presenta valori compatibili con una sua positiva realizzazione; deve necessariamente tenere conto delle linee strategiche e operative del business per realizzare gli obiettivi previsti che devono essere ben definiti e che devono poi essere trasfusi nella pianificazione economico-finanziaria con un orizzonte temporale di almeno 3/5 anni.
Il BP deve poi periodicamente essere rivisto per adeguarsi alla evoluzione del business aziendale, in particolar modo ogni volta che il modello di business subisca modifiche significative la rivisitazione del BP consente di valutarne la compatibilità economico finanziaria, questo è quanto poi più vero per le startup dove nei primi anni di vita il modello subisce continui adattamenti spesso di rilevante entità.
Una puntuale progettazione del business e la sua esplicitazione nel BP è elemento imprescindibile per porre delle basi solide allo sviluppo del progetto, ed è inoltre indispensabile per poter presentare il progetto ai possibili investitori. In questa fase l’imprenditore può farsi assistere da professionisti che lo aiutino a formalizzare e definire l’idea di impresa nella redazione del BP.
Se il BP è la trasposizione del progetto pluriannuale di impresa, la sua formalizzazione operativa con un orizzonte temporale in genere annuale la si ha nel budget, il quale con un dettaglio ben maggiore del business plan e un frazionamento temporale generalmente mensile formalizza le diverse tipologie di costi e ricavi attesi ed i flussi finanziari conseguenti, flussi ancor più importanti dei fatti economici stessi, perché l’assenza di cassa è certamente la causa principale del fallimento dei progetti di impresa.
Il budget detta poi anche il contenuto del sistema di reporting che deve consentire di analizzare il concreto andamento dell’attività.
Nel corso dell’esercizio è importante tenere costantemente verificato se gli obiettivi prefissati dal budget si stiano effettivamente realizzando ovvero se il dato di chiusura del bilancio di esercizio possa da questo discostarsi e in che misura.
Lo strumento utile allo scopo è il forecast che mixa i dati consuntivi dell’esercizio alla data di analisi con le previsioni da tale data alla chiusura dell’esercizio. Previsione che dato il più ristretto orizzonte temporale è via via più precisa. Budget e forecast misurano gli stessi elementi e sono in genere unitariamente pubblicati.
L’ordinata tenuta della contabilità consente di assolvere agli obblighi di legge, sia finalizzati alla redazione del bilancio sia alla vigilanza sulla integrità del capitale che rientra delle competenze dell’organo amministrativo.
La tenuta del libro giornale, dove riportare giornalmente i singoli fatti di gestione, del libro mastro nel quale riepilogare ordinatamente i fatti per conto contabile e del libro inventari dove riepilogare annualmente i conti della società, consente all’imprenditore di rispondere agli obblighi di legge, ed unitamente alla tenuta dei registri Iva assolve i principali obblighi di natura fiscale.
La tenuta delle scritture di legge oltre che necessaria alla redazione del bilancio e al corretto assolvimento degli obblighi fiscali è utile all’imprenditore per conoscere i fatti di gestione, ma spesso non è sufficiente perché i dati contabili sono espressi in forma aggregata per conto contabile e non danno visione dei principali KPI indispensabili per poter comprendere l’andamento aziendale
La predisposizione dei dati è estremamente importante ma non sufficiente, i dati devono poi essere analizzati al fine di trarre le informazioni utili a comprendere l’andamento aziendale e ad effettuare le scelte di gestione. L’analisi deve necessariamente mettere a confronto i dati consuntivi con quelli preventivi così come contenuti dal budget per individuarne gli scostamenti. L’analisi degli scostamenti tra budget e dati consuntivi consente di comprendere se tali scostamenti siano dovuti a una non corretta previsione fatta nel budget che andrà di conseguenza modificato e aggiornato ovvero se la realizzazione del progetto si sia discostata da quanto previsto, e in questo caso dovranno essere apportate le necessarie correzioni.
È quindi evidente come la definizione e la progettazione di un sistema contabile devono partire dalla corretta identificazione delle necessità informative dell’imprenditore che devono poi essere trasfuse nelle soluzioni adottate e che prendono le mosse dalla struttura del business così come trasfuse nel BP. Il sistema deve essere in grado di fornire dati tempestivi e puntuali, dati vecchi o inaffidabili possono determinare l’assunzione di decisioni tardive o addirittura errate e quindi potenzialmente pericolose per l’esistenza aziendale.
Prevedere fin da subito quali siano gli elementi oggetti di rilevazione fa risparmiare tempo e spesso è meno complesso di quanto si pensi, una buona definizione iniziale del piano dei conti e l’individuazione dei centri di costo e di profitto unitamente alla rilevazione dei principali indicatori (KPI) consentono di soddisfare le esigenze informative dell’imprenditore e degli altri stakeholder.
L’investimento di risorse sia temporali che economiche nella implementazione e gestione di un sistema informativo efficiente e tempestivo è evidentemente un compito ineludibile dell’imprenditore e ancor più dello startupper quale strumento di creazione del valore aziendale, attività nella quale ove non abbia le necessarie competenze può trovare il supporto di professionisti specialisti nella materia, sia per ridurre i tempi che per limitare gli errori di progettazione, nonché per l’alimentazione dei dati ed il mantenimento del sistema unitamente all’aggiornamento dello stesso nel tempo.
